Word Office: Docs Reader

Analysoinut Appwesome

Kun puhelimeen saapuu asiakirja juuri ennen kokousta tai oppituntia, tärkeintä on saada se auki ja löytää olennainen ilman pitkää säätöä. Word Office: Docs Reader on tuottavuussovellus, joka kokoaa dokumenttien lukemisen, muokkaamisen ja jakamisen samaan mobiilikäyttöön. Minusta sen vahvuus on ennen kaikkea arjen tilanteissa: se voi olla kätevä väline, kun tietokonetta ei ole lähellä ja haluat tehdä asiakirjalle jotakin heti.

Kenelle mobiililukija sopii parhaiten?

Sovelluksen tekijä on Galaxy studio apps, ja sen suosio näkyy laajana käyttäjäkuntana: asennuksia on yli viisi miljoonaa, ja arvosana on keskimäärin 4,7 noin 26 tuhannen arvioinnin perusteella. Nämä luvut antavat käsityksen siitä, että moni käyttää sitä, mutta omassa valinnassa kannattaa silti miettiä, mitä puhelimella todella tekee. Jos työsi koostuu lähinnä tekstien avaamisesta, nopeasta tarkistuksesta ja pienistä korjauksista, erillinen mobiilisovellus voi olla mukavampi kuin dokumenttien käsittely selaimessa.

Jos taas viimeistelet pitkiä raportteja, muotoilet taulukoita tai haluat hallita asiakirjojen ulkoasua tarkasti, puhelin on jo lähtökohtaisesti hankala työväline. Silloin käyttäisin tietokonetta ja täysimittaista toimisto-ohjelmaa. Lukija ei poista pienen näytön rajoituksia, vaikka tiedosto aukeaisi nopeasti. Sovellus on parhaimmillaan matkalla, tauolla tai tilanteessa, jossa tarvitset dokumentista tiedon nyt etkä vasta myöhemmin.

Arjen työnkulku: löydä, tarkista ja jatka

Käytännöllinen tapa aloittaa on antaa sovelluksen koota laitteella olevat asiakirjat yhteen näkymään ja avata oikea tiedosto sieltä. Kun tarkistat esimerkiksi opettajalta tai työtoverilta saapunutta ohjetta, voit ensin lukea sen puhelimella, muuttaa tarvittaessa pienen kohdan ja jakaa päivitetyn version eteenpäin. Tällaisessa ketjussa säästyy turhilta sovelluksesta toiseen siirtymisiltä, mutta tarkistan aina ennen lähettämistä, että valitsin oikean tiedoston ja että muutos näkyy siinä muodossa kuin tarkoitin.

Synkronointi on hyödyllinen osa sovelluksen lupaamaa työnkulkua, jos jatkat saman asiakirjan käsittelyä eri tilanteissa. Käytännössä hyvä tapa on sopia itsensä kanssa, mikä tiedosto on työn alla ja missä sen ajantasainen versio säilyy. Jos lähetät muokkauksen jälkeen tiedoston viestillä, vastaanottajalle voi muuten päätyä eri versio kuin se, jota itse jatkat myöhemmin. Tiedostonimen selkeyttäminen ennen jakamista on pieni rutiini, joka ehkäisee tätä sekaannusta paremmin kuin kiireinen muistinvarainen valinta.

Helppokäyttöisyys ja käytettävyys

Käynnistin sovelluksen ja heti alusta lähtien, käyttöliittymä oli intuitiivinen. Heti kun avaat sovelluksen, se näyttää siistin ja hyvin järjestellyn näkymän, jossa kaikki tärkeät toiminnot ovat helposti saatavilla. Pidin erityisesti siitä, miten sovellus automaattisesti skannaa laitteen ja listaa kaikki asiakirjatiedostot – se tekee asiakirjojen etsimisestä todella nopeaa.

Sovellus tukee useita tiedostomuotoja, kuten DOC, DOCX, PDF ja monet muut. Tämä tarkoittaa, että Word Office: Docs Reader voi käsitellä lähes mitä tahansa asiakirjaa, jonka saatat kohdata. Tiedostojen avaaminen oli nopeaa ja vaivatonta, mikä teki siitä täydellisen ratkaisun liikkeellä oleville ammattilaisille tai opiskelijoille.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Käytin hieman aikaa erilaisiin ominaisuuksiin tutustumiseen, ja jotkut niistä todella erottuivat. Yksi merkittävimmistä oli kyky muokata asiakirjoja suoraan sovelluksessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinun täytyy tehdä nopeita muutoksia tai lisäyksiä asiakirjoihin ilman, että sinun tarvitsee siirtyä tietokoneelle.

Lisäksi sovelluksessa on ominaisuus, joka mahdollistaa asiakirjojen jakamisen nopeasti eri viestintäsovellusten kautta. Tämä helpottaa tiedostojen jakamista kollegoille tai ystäville ilman ylimääräistä sähläystä.

Nopeat rutiinit ja asetukset

Kun avaan asiakirjan vain tiedon tarkistamista varten, yritän ensin hahmottaa rakenteen enkä ala heti muokata tekstiä. Puhelimella on helppo osua vahingossa väärään kohtaan, joten teen muutokset vasta, kun tiedän tarkasti, mitä pitää korjata. Jos asia koskee vain nimeä, päivämäärää tai lyhyttä lausetta, suora muokkaus on järkevä; jos kyse on useista kappaleista tai sivuasettelusta, säästän työn suuremmalle näytölle.

Ennen kuin aloitan säännöllisen käytön, käyn läpi sovelluksen asetukset ja tarkistan, millaisia valintoja oma versio tarjoaa. En oleta, että jokainen asetus löytyy samasta paikasta tai että tarjolla on laajoja ulkoasun säätöjä. Tärkeämpi tapa on pitää puhelimen tiedostot järjestyksessä: selkeät nimet ja omat kansiot vähentävät väärän asiakirjan avaamista etenkin silloin, kun sovellus näyttää monta samankaltaista tiedostoa.

Muokkaaminen ja jakaminen vaativat tarkistuksen

Jakamismahdollisuus nopeuttaa jatkoa, mutta se ei yksin ratkaise versionhallintaa. Jos asiakirjaa muokkaa useampi ihminen tai samaa tiedostoa avataan eri laitteilla, sovin mieluummin etukäteen, kuka tekee viimeisen muutoksen. Näin vältytään tilanteelta, jossa kaksi lähes samanlaista kopiota kiertää viesteissä. Ennen lähettämistä tarkistan myös vastaanottajan ja tiedoston nimen; nopeus ei auta, jos liitteeksi lähtee väärä versio.

Kun kysytään, voiko tällä korvata tavallisen tietokoneen toimisto-ohjelman, vastaukseni on: vain osittain. Se sopii lukemiseen ja pieniin korjauksiin, mutta pitkän tekstin huolellinen muotoilu, laaja editointi ja työskentely usean asiakirjan kanssa ovat luontevampia tietokoneella. Jos taas tarvitset lähinnä dokumenttien avaamista ja jakamista puhelimesta, erillisen lukijan työnkulku voi tuntua sujuvammalta kuin raskaan työpöytäkokemuksen sovittaminen pienelle näytölle.

Suorituskyky ja vakaus

Sovelluksen suorituskyky oli testatessani erinomainen. Se avasi suuretkin asiakirjat nopeasti ja ilman viivettä. Tämä on tärkeää, kun olet kiireessä ja täytyy saada tietoa käsiisi nopeasti. Sovelluksen vakaus oli myös erinomainen; en kokenut yhtään kaatumista tai hidastelua, mikä on usein ongelma monissa vastaavissa sovelluksissa.

Oma käytännön neuvoni on silti välttää tärkeän asiakirjan viime hetken muokkaamista ilman tarkistuskierrosta. Lue tehty muutos vielä kerran ja varmista, että tallennat tai jaat juuri haluamasi version. Tämä on erityisen hyödyllistä lomakkeissa ja ohjeissa, joissa yksittäinen päivämäärä tai nimi voi vaikuttaa koko dokumentin tulkintaan. Nopeaksi lukijaksi sopiva sovellus ei muuta huolellisuutta tarpeettomaksi.

Käyttäjäkokemuksen parantaminen

Vaikka Word Office: Docs Reader on jo erittäin tehokas, jokaisessa sovelluksessa on aina tilaa parannuksille. Olisin toivonut enemmän mukautusvaihtoehtoja käyttöliittymään, kuten mahdollisuuden muuttaa teemoja tai asettelua. Tämä lisäisi henkilökohtaista kosketusta ja tekisi sovelluksesta entistä houkuttelevamman.

Toinen pieni haitta oli mainokset, jotka saattavat häiritä joitakin käyttäjiä. Onneksi sovelluksessa on mahdollisuus päivittää premium-versioon, joka poistaa mainokset ja lisää joitain lisäominaisuuksia.

Hinta, versio ja sopiva vaihtoehto

Sovelluksen voi asentaa maksutta, ja sen ikäraja on PEGI 3. Nykyinen versio on 2.1.0, ja se toimii Androidilla vähintään versiosta 5.0 alkaen. Sovelluksen sisäiset ostot ovat 0,99–99,99 euroa, jos laskutus kulkee Playn kautta. Maksuton aloitus tekee kokeilemisesta helppoa, mutta ennen ostoa selvittäisin sovelluksen sisällä, mitä maksullinen vaihtoehto juuri omassa käytössä tarjoaa. En maksaisi vain oletuksen perusteella, että jokin lisäominaisuus ratkaisee oman ongelmani.

Vertaisin tätä ennen kaikkea puhelimen mukana tulevaan tiedostonäkymään ja suuriin toimisto-ohjelmiin. Pelkkä tiedostonhallinta voi riittää, jos haluat vain löytää asiakirjan, kun taas tuttu toimisto-ohjelma on parempi, jos olet jo rakentanut työsi sen muokkaus- ja yhteistyöominaisuuksien ympärille. Tämä sovellus asettuu niiden väliin: se tarjoaa dokumenttien käsittelyyn oman, helposti lähestyttävän reitin, mutta sen hyöty riippuu siitä, kuinka paljon muokkaat puhelimella.

Kenelle suosittelen sitä?

Suosittelisin sitä opiskelijalle, joka lukee tehtävänannon matkalla ja korjaa tarvittaessa lyhyen tekstikohdan, tai työntekijälle, joka joutuu tarkistamaan liitteen ennen tapaamista. Myös satunnainen käyttäjä voi arvostaa sitä, että asiakirjan avaaminen ja jakaminen onnistuu samassa paikassa. Sen sijaan en valitsisi sitä pääasialliseksi työkaluksi ihmiselle, joka viimeistelee pitkiä, tarkasti taitettuja asiakirjoja puhelimella tai tarvitsee laajat muotoilu- ja yhteistyötyökalut.

Esimerkiksi työmatkalla saapunut kokousohje voi olla nopea tarkistaa asemalla: etsin tiedoston, tarkistan ajan ja paikan, korjaan tarvittaessa pienen kirjoitusvirheen ja lähetän päivitetyn version työtoverille. Jos huomaan, että muutos koskee koko rakennetta, jätän sen myöhemmäksi enkä yritä tehdä kiireessä isoa remonttia näytöllä. Tällainen rajaus on mielestäni tehokkaan mobiilityön salaisuus: sovellus hoitaa pienen tehtävän, ja isompi työ tehdään siihen paremmin sopivassa ympäristössä.

Lopuksi, Word Office: Docs Reader on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen, jos tarvitset luotettavan sovelluksen asiakirjojen katseluun ja muokkaamiseen mobiililaitteellasi. Se on helppokäyttöinen, tehokas ja monipuolinen työkalu, joka voi säästää aikaasi ja vaivaasi.

Oma arvio käytön jälkeen

Minulle tämän sovelluksen arvo ei ole siinä, että se tekisi puhelimesta täysimittaisen toimiston, vaan siinä, että saan asiakirjan käsittelyn käyntiin silloin kun tarve tulee. Kun pidän työn rajattuna lukemiseen, pieneen korjaukseen ja harkittuun jakamiseen, se tuntuu hyödylliseltä. Jos kaipaat samaa, maksuton kokeilu on matalan kynnyksen tapa katsoa, sopiiko sen tapa käsitellä dokumentteja omaan rutiiniisi; jos työsi vaatii tarkkaa taittoa, valitsisin rinnalle tietokoneen toimisto-ohjelman.